Kinderhaus Rosengarten 96 21 Buch- und Aktenführung gem. §§ 45 Abs. 3 und 47 Abs. 2 SGB VIII Eine ordnungsgemäße Buch- und Aktenführung wird von uns gewährleistet. Es werden Aufzeichnungen über den Betrieb der Kinderbetreuungseinrichtung sowie deren Ergebnisse angefertigt. Die Aufzeichnungen werden mindestens fünf Jahre gespeichert. Die Dokumentation und Aufbewahrung umfasst auch die Unterlagen zu räumlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen nach § 45 Abs. 2 Nr. 2 SGB VIII sowie zur Belegung der Kitaplätze. a.) Personalplanung Der Einsatz des Personals im Jahresablauf wird im Benehmen mit der Stadt Ehingen als Träger der Einrichtung von der Kindergartenleitung organisiert. Die Planung beinhaltet die Gruppenzuordnungen, Dienstzeiten, Dienstpläne, Urlaubsplanung, etc. Sämtliche Unterlagen werden in der Einrichtung aufbewahrt und liegen auch der zentralen Verwaltung der Stadt Ehingen als Träger in elektronischer Form vor. Vertretungsregelungen werden durch die Leitung im Rahmen geänderter Dienstpläne organisiert. Bei Unterschreitung des Mindestpersonalschlüssels durch unvorhergesehenen Personalausfall erfolgt die Vertretungsregelung in Absprache mit dem Träger entweder durch vorhandene Springerkräfte, durch Personal der anderen Kinderbetreuungseinrichtungen oder kurz- bzw. längerfristige Veränderungen / Anpassungen der Betreuungszeiten / -möglichkeiten. Bei längerfristigen Veränderungen / Anpassungen ist das Landesjugendamt als Aufsichtsbehörde zu informieren. b.) Organisation der Gruppen/Belegungsdokumentation Über die Kita-Verwaltungssoftware „NH-Kita“ werden die Kinder, Gruppen und Plätze unserer gesamten Kinderbetreuungseinrichtungen verwaltet, geplant und dokumentiert. Die Software garantiert durch gemeinsame Datenverwaltung ein enges Zusammenspiel unserer Verwaltung und der Kita-Leitung und gewährleistet eine ordnungsgemäße Aktenführung: • Verwaltung von Kindern, Gruppen und Plätzen • Adressverwaltung/Erfassung der Daten für ein Kind und seine Umwelt
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